Passer au sans-papier en toute sécurité : numériser sans perdre en confidentialité

Le papier est une source de tracas. Il s'accumule, il se perd, il brûle et prend l'eau, et vous ne retrouvez jamais le formulaire dont vous avez besoin au moment précis où il vous le faut. Le numériser en entier sur votre téléphone ou votre ordinateur portable résout ces problèmes en un après-midi. C'est là tout l'attrait, et il est bien réel.

Voici la partie que les blogs de productivité passent sous silence. Quand vous numérisez vos papiers, vous les concentrez aussi. Votre acte de naissance, vos déclarations d'impôts, vos formulaires médicaux et vos relevés de compte cessent d'être des feuilles éparpillées dans un tiroir pour devenir une archive unique, bien rangée, consultable et copiable. Si cette archive atterrit dans un cloud générique ou dans votre pellicule photo, vous avez rendu vos documents les plus sensibles bien plus faciles d'accès pour la mauvaise personne. Passer au numérique en toute sécurité, c'est conserver le confort tout en refermant cette brèche.

Le risque caché derrière le confort

Un document papier possède une propriété de sécurité utile : il n'existe qu'à un seul endroit, et pour le dérober, il faut être physiquement présent. Un fichier numérique a la nature inverse. Il peut être copié parfaitement et instantanément, synchronisé sur des appareils que vous aviez oublié posséder, et recherché en masse. C'est merveilleux quand c'est vous qui effectuez la recherche, et inquiétant quand il s'agit d'un compte cloud piraté ou d'un ordinateur portable emprunté.

Les destinations par défaut aggravent les choses. Un cloud générique détient généralement les clés permettant de déchiffrer vos fichiers, si bien que le fournisseur, ainsi que quiconque s'introduit dans votre compte ou chez le fournisseur, peut les lire. La pellicule photo synchronise vos scans dans des albums partagés et des sauvegardes où un simple geste peut exposer votre passeport. Aucun des deux n'a été conçu pour être un coffre de documents privé. Ils se trouvent simplement être là où pointe le bouton de numérisation.

Le papier protège vos documents en les gardant à un seul endroit. Le numérique ne les protège que si vous ajoutez le verrou dont le papier n'a jamais eu besoin.

Scannez plutôt vers un coffre chiffré

Le foyer sûr pour vos documents numérisés est un coffre chiffré : un endroit où chaque fichier est scellé sur votre appareil avec une clé que vous seul détenez, de sorte qu'un disque dur copié ou un compte cloud piraté ne livre que des octets brouillés. C'est toute la différence entre « stocké dans le cloud » et « privé ». Avec un chiffrement sur l'appareil de type zero-knowledge, même l'entreprise qui conçoit l'application ne peut pas lire vos fichiers, car elle n'a jamais eu la clé.

Kinship Vault est conçu exactement pour cela. Vous scannez un document avec l'appareil photo sur iPhone, iPad ou Android, ou vous glissez un PDF ou une image sur Mac, et il est chiffré sur l'appareil avant d'être stocké. Chaque document possède sa propre clé, et aucun serveur Kinship Vault ne détient votre coffre. Vous pouvez voir comment fonctionne l'importation dans le guide d'ajout de documents.

Laissez le coffre classer vos documents pour vous

L'autre raison pour laquelle les gens abandonnent le numérique, c'est qu'un dossier rempli de « Scan001.pdf, Scan002.pdf » est en quelque sorte plus difficile à parcourir que le tiroir que vous avez laissé derrière vous. Un bon coffre résout ce problème en lisant le document à votre place, sur l'appareil, et en le classant correctement.

• Reconnaissance sur l'appareil. Kinship Vault lit localement plus de 100 types de documents et les classe avec les bons noms et les bonnes dates, si bien que rien n'est envoyé à un serveur pour être traité.
• Catégories et étiquetage des personnes. Regroupez par type ou par membre de la famille, pour retrouver en quelques secondes tous les documents appartenant à une personne.
• Rappels d'expiration. Comme l'application a déjà lu les dates, elle peut vous prévenir avant qu'un passeport, un permis ou un contrat n'expire.

La reconnaissance qui s'effectue sur votre appareil n'est pas qu'une simple fonctionnalité de confort. C'est une fonctionnalité de confidentialité, car vos documents ne sont jamais transmis à un service distant pour être lus.

Détruisez en dernier, pas en premier

L'étape finale, excitante, du passage au numérique consiste à détruire les originaux, et c'est aussi là que les gens se brûlent les doigts. Une copie numérique n'est un substitut sûr au papier qu'une fois réellement protégée et réellement récupérable. Se précipiter vers la déchiqueteuse est le meilleur moyen de transformer un fichier corrompu ou un téléphone perdu en un document définitivement perdu.

Procédez dans cet ordre pour chaque document :

1. Scannez-le ou importez-le dans le coffre chiffré et vérifiez qu'il s'ouvre correctement.
2. Assurez-vous que le coffre est sauvegardé, afin que le fichier survive à un appareil perdu ou cassé.
3. Vérifiez que vous disposez d'un plan de récupération, afin que le coffre lui-même ne reste pas prisonnier d'un seul téléphone.
4. Ce n'est qu'à ce moment-là que vous pouvez détruire le papier, et faites-le correctement pour tout document portant un numéro d'identité.

Deux éléments qui rendent le passage au numérique viable

Une archive privée que vous ne pouvez pas récupérer constitue en soi une forme de perte, associez donc le chiffrement à un moyen d'y revenir. Kinship Vault garde la sauvegarde optionnelle et désactivée jusqu'à ce que vous l'activiez, et lorsque vous le faites, le fichier de sauvegarde est chiffré sur votre appareil avant de le quitter, puis stocké dans votre propre iCloud ou Google Drive, si bien que le fournisseur ne voit que du texte chiffré. La récupération passe par une phrase de récupération de 24 mots et, si vous le souhaitez, par des contacts de confiance, de sorte qu'un téléphone perdu ne signifie jamais une archive perdue. Cette combinaison, chiffrer sur l'appareil et disposer d'un vrai plan de récupération, est ce qui transforme un tas de scans risqué en un tas sûr.